Сначала зафиксируйте границу ответственности
- 1. Выберите дату cut-off
Практично закрыть месяц или квартал, но ждать конца периода необязательно, если есть риск пропуска отчётности или потери данных.
- 2. Распределите ближайшие действия
Письменно укажите, кто отражает операции до даты, кто сдаёт ближайшие расчёты, отвечает на требования и исправляет прошлые периоды.
- 3. Опишите периметр
Перечислите организации, ИП, банки, кассы, склады, сотрудников, налоги, валюты, договоры и системы. Передать одну базу недостаточно.
Что запросить у прежнего бухгалтера
| Блок | Что принять |
|---|---|
| База и регистры | Рабочая база/выгрузка, план счетов, оборотно-сальдовые ведомости, карточки счетов, журнал операций |
| Отчётность | Все поданные и уточнённые формы, квитанции, расчёты налогов, лицевой счёт и переписка с КГД |
| Первичка | Продажи, закупки, акты, счета, налоговые документы, договоры, выписки, касса и склад |
| Зарплата | Сотрудники, договоры, приказы, табели, начисления, отпуска, удержания и остатки |
| Открытые позиции | Дебиторка, кредиторка, авансы, займы, основные средства, НМА, запасы и незавершённые операции |
| Риски | Требования, проверки, просрочки, спорные проводки, неподписанные документы и обещанные исправления |
Доступы передавайте отдельно от файлов
Составьте матрицу систем и ролей: налоговый кабинет, банк, электронные счета, касса, бухгалтерская база, облако, электронная подпись и корпоративная почта. Для каждого доступа укажите владельца, пользователя, права и дату отзыва.
Не пересылайте пароли обычным сообщением. Создайте новому подрядчику отдельные учётные записи, включите многофакторную защиту там, где она есть, а после приёмки отзовите старые роли и смените секреты. Электронная подпись и ключи должны оставаться под контролем клиента.
Входная диагностика нового бухгалтера
- сопоставить поданные отчёты с регистрами и квитанциями о приёме
- сверить банки и кассу на дату перехода
- расшифровать дебиторку, кредиторку, авансы и займы
- проверить зарплату, отпуска и обязательства перед сотрудниками
- сверить налоги с личным счётом и ближайшими сроками
- проверить запасы, основные средства, НМА и амортизацию
- найти незакрытые документы, отрицательные остатки и ручные операции без основания
Три ситуации
Новый бухгалтер проверяет данные и готовит форму, но прежний письменно подтверждает, какие операции отражены. Клиент утверждает ответственного за подачу, чтобы отчёт не оказался «между двумя подрядчиками».
База принимается как техническая копия, а отсутствие документов фиксируется в акте. Клиент и прежний подрядчик восстанавливают комплект по реестру; неподтверждённые расходы не считаются надёжными.
Сначала сохраняют исходную копию и доказательства, затем определяют период и причину. Уточнённая отчётность подаётся только после согласованного расчёта последствий.
Как завершить передачу
Подпишите акт или протокол: что передано, за какие периоды, в каком формате, какие расхождения и оригиналы отсутствуют, кто и к какому сроку устраняет каждый пункт. Приложите контрольные суммы или список файлов.
Новый подрядчик должен получить начальные остатки, календарь обязательств и копию исходной базы только для чтения. Исправления делайте в рабочей копии с журналом изменений, а не стирая историю.
Частые ошибки
- уволить старого исполнителя до выгрузки и инвентаризации
- считать квитанцию о сдаче доказательством правильности отчёта
- не определить, кто подаёт ближайший расчёт
- передать общий пароль вместо именной роли
- исправлять прошлое без резервной копии и протокола
- включить восстановление прошлых периодов в обычный тариф без оценки объёма
Официальные источники
Ссылки и редакции проверены: 23.09.2026